Современная организация представляет собой сложную систему со множеством участников (объектов) а так же со множеством взаимодействий (связей) между ними.
В простейшем случае на организацию как систему можно смотреть так: объекты системы - это есть участники организации, например: директор предприятия, бухгалтерия, служащие, а связи между ними - это то, как они взаимодействуют.
Пример
Рассмотрим организацию как систему на примере предприятия Автовокзал. На автовокзале есть директор - главное звено. Есть бухгалтерия, и кассиры.
Кассир продаёт билеты пассажирам и в конце дня относит в бухгалтерию отчёт, сколько билетов продано, и на какие рейсы. Бухгалтерия ведёт учёт проданных билетов и вырученных денег и, например, в конце месяца относит отчёт директору о том, сколько денег предприятие заработало. Это и есть система. Здесь у каждого объекта есть своя роль, имеются тесные связи (когда кассир передаёт бухгалтеру, а бухгалтер начальству). Друг без друга объекты существовать не могут.
Конструирование организации.
- это достаточно сложный процесс, в котором применяют математические, аналитические методы. В простейшем случае при конструировании организации надо определить какие звенья, (например, отделы) должны быть на предприятии, какие задачи они будут выполнять. (Пример: на Автовокзале должен быть директор, бухгалтер, кассиры, кроме того, механики, водители и.т.д.) Далее строится представление о том, будут ли взаимодействовать между собой эти объекты. Если да, это значит, что между ними есть связь. (Например: должен ли бухгалтер приносить директору отчёты о прибыли предприятия - да.) И так далее решается, что должен делать каждый участник системы.
Если в организации что-то меняется надо определить действительно ли нужны эти изменения, например, нужно ли менять состав, количество персонала на предприятии, делать новый отдел, или наоборот, закрывать его. Тщательно всё продумать, чтобы не рзвалить организацию непродуманными дейстиями.
5. Тенденции развития организации обработки информации на предприятии.
Возрастающие информационные потоки на любых современных предприятиях требуют привлечения дополнительных, всё более мощных средств для обработки информации. Тенденция развития организации обработки информации постоянно усиливается. На предприятии вводятся новое оборудование, например, совершенствуются компьютеры, устанавливается новое, более функциональное программное обеспечение. Вводятся новые отделы на предприятии, настраиваются компьютерные сети, устанавливаются информационные системы, для решения конкретных задач предприятия.
6. Проблема эффективности ресурсов информационных систем.
На предприятии рано или поздно может встать задача определения того, хватает ли мощности информационной системы для решения задач предприятия? Подходит ли вообще данная информационная для этого предприятия? Или она решает нужные предприятию функции плохо и ориентирована для других нужд?
Возможно так же просто моральное устаревание системы. Если она раньше справлялась с задачами хорошо, то теперь, когда работы стало больше она просто не справляется с ней.
В результате необходимо совершенствовать систему или вообще купить новую. (Новые ПК, программы, может новый мощный сервер).
8.Системы "человек-машина". Надежность системы "человек-машина".
Выполнение работы к определенному сроку.
Как бы ни была автоматизирована компьютерная система полностью исключить роль человека в этой системе невозможно. Поэтому каждая иформационная система имеет интерфейс (набор правил) взаимодействия с пользователем. Например, случаются ситуации, когда пользователь должен найтроить систему или ответить на вопрос системы, если она не может больше продолжать действие без этого ответа.
Интерфейс машины должен быть построен с учётом психологических особенностей человеческого организма. Система должна уподобляться поведению человека. Только так человек может сказать, что система "дружественна". Только так человек сможет быстрее освоить работу системы.
Машина должна проектироваться эргономичной, то есть удобной для человека. Она должна наносить минимальный вред здоровью, быть максимально удобной, должна стараться выполнять максимум функций без участия человека.
9. Общая характеристика инновационной политики в сфере информатизации.
Инновации - то есть введение нового, в сфере информатизации проявляется очень хорошо. Темпы развития информационных систем очень велики. Примерно раз в несколько лет на предприятиях производится обновление компьютеров и другого оборудования. Обновление программ - ещё чаще. Но иногда такое совершенствование затруднено. Прежде всего затруднение объясняется некачественным информационным обслуживанием, неквалифицированным персоналом, который обслуживает предприятие в сфере информационных технологий. Так же затруднение ввода новшеств может быть обусловлен тем, что персонал предприятия не может освоить новые программные продукты. А возможно даже тем, что на предприятии не хватает денег на приобретение нового оборудования и программ.
10. Принципы формирования проекта и внедрение информационных систем.
Для того, чтобы при внедрении информационных систем не происходило паралича в работе предприятия, например, из-за того, что персонал не умеет работать в новой среде, с новыми программами, необходимо соблюдать принципы:
А) старая и новая системы должны быть согласованы друг с другом, иметь как можно больше общего.
Б) введение новшеств должно приветствоваться персоналом, чтобы работники хотели работать и им было удобно работать в новой информационной системе. Тогда им будет проще освоить эту систему.
В) Сами пользователи должны активно участвовать во внедрении новшеств.
11. Фазы процесса создания систем. Управление проектами. Фаза 1. Здесь идёт получение представления о системе, о том, что она должна делать, какие объекты должны быть в системе.
Фаза 2. Здесь происходит планирование целей. Используются стандартные методы: анкетирование, опросы, изучение документов и т.д. Формируется начальное представление о создаваемой системе.
Фаза 3. Организация работы над проектом. На этом этапе происходит определение круга лиц, которые будут заниматься проектом, определение их роли, то есть, кто что должен делать, определение какие инструменты нужны.
Фаза 4. Здесь происходить анализ предыдущих фаз. Анализ достоинств и недостатков существующей системы, состояние работников на этот момент. Отбрасывается всё отрицательное и сохраняется только положительное.
Фаза 5. Планирование целей. Происходит точнее планирование целей для которых создаётся система.
Фаза 6. Формирование вариантов концепции. Здесь разрабатывается несколько вариантов развития систем.
Фаза 7. Связана с фазой 6. Здесь смотрят какой вариант лучше и развивают систему по этому варианту (по этой концепции).
Фаза 8. Здесь выбранная в предыдущем пункте концепция дорабатывается, детализируется. Разрабатываются детали развития по этой концепции.
Управление проектом осуществляет менеджер. Он контролирует сроки выполнения проектов, качество, и текущее состояние проекта.
12. Перспективы инновационной деятельности.
Развитие информационных систем постоянно усиливается. Увеличивается расход средств на компьютеры, программы, сети. В скором будущем каждое предприятие, даже самое маленькое обеспечит себя информационной системой, упрощающей его деятельность. Факторы, которые тормозят этот процесс сейчас известны - это дороговизна нововведений, дороговизна оборудования и программ. Трудоёмкость освоения новшеств, нежелание осваивать и пользоваться новшествами. Но всё-же прогресс не стоит на месте. Медленно, но уверенно инновации проникают не только на предприятия, но и в повседневную жизнь людей. В ближайшем будущем каждое место на предприятии будет информатизовано (в простейшем случае оборудовано компьютером), что позволит выполнять поставленную задачу более эффективно. Скорее всего выполнение большинства задач станет невозможным без сложной информационной системы предприятия.
13.Кадры-интелектуальный капитал предприятия.
Проблемы персонала информационных систем.
Персонал, работающий на предприятии, которое активно использует информационные системы приобретает новый статус. Человеческий ресурс становится очень важен, так как человек в свере информатизации - интеллектуальное звено. Причём, В последнее время наблюдается такая ситуация, что молодое поколение на много лучше разбирается в компьютерах, программах, Интернете, чем взрослое поколение в том числе и их начальство. Поэтому молодые люди сейчас и составляют основную интеллектуальную часть предприятия. Это очень важно! Без привлечения молодого поколения на работу развиваться предприятию будет крайне тяжело.
Возникает ряд проблем, например, в условиях развития информационных систем на предприятии, работники могут заключать совсем непривычные контракты. Например: работа на дому, или один раз в неделю (для администратора сетей). Реорганизация предприятия может так же послужить отрицательным фактором. Например, при переустройстве на предприятии люди начинают беспокоиться о том, кто выиграет, кого уволят и т.п. Они перестают думать о работе - компьютерах, сетях, базах данных, сроках сдачи проектов. Поэтому надо крайне осторожно относиться к подобным мерам. С пониманием относиться к работникам.
Ещё проблемой может быть то, что работник чувствует, что занимается не тем делом. Например, если он чувствует себя системным администратором, а официально должность называется "информационный менеджер" работник будет чувствовать себя не в своей тарелке, думая, что занимается "не тем", но на самом деле он занимается тем, чем надо и очен не плохо.
14. Поведение в организации. Групповая динамика. Руководство, лидерство и власть. Мотивация.
Для эффективного обеспечения работы персонала менеджер должен правильно вести себя в организации. Правильно вести себя с персоналом. Правильно организовывать отношения между персоналом. Он должен обращать внимание на особенности людей, их способности, потребности, ценности каждого человека. Так проще добиться понимания, среди персонала, проще обеспечить надёжность и слаженность работы.
Групповая динамика представляет собой разделение персонала на несколько групп. Например: группа руководства - сюда входит часть персонала, которая руководит проектами. Рабочая группа - работники, которые выполняют поставленные задачи. Комитеты - группа создаётся для координации деятельности других групп. Неформальные группы - нельзя сказать как точно они организованы. Часто они ведут себя так как другая группа, но могут менять свои принципы, поведение.
Под мотивацией понимается побуждение человека к действию - чтобы он сам хотел выполнять какое-то задание. Для того, чтобы этого добиться, надо определить условия, которые будут выгодны работнику, например, хорошая зарплата, повышение, премии и.т.д.
15. Характеристика условий введения изменений. Прием, обучение и повышение квалификации персонала.
Введение изменений в сферу ИТ происходит всё более быстрыми темпами. Сейчас мы находимся в таких условиях, когда новое выходит ещё тогда, когда не успевает устареть существующее. Развивающиеся информационные компоненты играют все более высокую роль в развитии современного предприятия. Задачи информационного менеджера становятся сложнее. Управляя информационной системой предприятия в таких условиях надо стараться правильно решать что именно надо менять, а что лучше пока оставить как есть. Поскольку новое - не всегда лучшее.
Принимая персонал на работу в современных условиях надо учитывать его способности к дальнейшему обучению. Так как в условиях частых нововведений и изменений необходимо будет повышение квалификации персонала, его переобучения для работы с новшествами. (например, новыми программами). Серьёзное предприятие должно поощрять работника, который самостоятельно стремится учиться, для повышения свое квалификации. Например, выделять средства на обучение.
16.Обобщенный анализ финансового состояния. Характеристика современной роли денег.
В современном мире анализ финансового состояния предприятия может осуществляться о следующим факторам: инвестиции в акции и другие ценные бумаги, займы, предоставление займов, накопление средств на счетах банков, годовой оборот средств. Анализируя финансовую ситуацию предприятия можно сделать вывод о её надёжности, о возможности сделать вклад в эту организацию.
Роль денег в настоящее время огромна. Все взаимодействия между предприятиями, требующие затрат средств, происходят только через денежные перечисления. Закупка товаров, предоставление и возврат долгов, зарплаты сотрудникам и .д. Без денег нормальное существование предприятия будет невозможным. Не только предприятие, но и экономическая система стран построена на денежных отношения. Возникли финансовые рынки, в которых все отношения построены на обмене деньг.
17. Кто есть кто на российском рынке средств информатизации. Обобщенная оценка индекса производства.
Интерес к Российскому рынку компьютерной техники проявляется и у зарубежных компаний. Одна из таких компаний раз в квартал оставляет отчёт о положении дел российских компаний. Этот отчёт доступен через Интернет, не бесплатно. Российское агентство компьютерных исследований в течение нескольких лет выпускало топ 100 компьютерного бизнеса в России, который много раз подвергался критике и некоторые зарубежные компании отказались от участия в топ 100, считая что это наносит вред их мировой репутации.
По данным российского исследования оборот компьютерных средств в России сейчас меньше, чем до 2000 года, (из за произошедшего тогда кризиса).
Российские компании очень неохотно отзываются на просьбы заполнить анкеты, в кризисный период они стали ещё более замкнуты.
18.Показатели эффективности информатизации. Анализ затрат в сфере информатизации. Учет основных средств. Показатели: фондоотдача = годовой объём / среднеодовая стоимость основных фондов.
Фондоёмкость = среднегодовая стоимость основных фондов / годовой объём.
Фондовооружённость = среднесписочная численность/среднегодовая стоимость основных фондов.
Эластичность = приращение производительности труда/ приращение фондовооружённости.
Анализ затрат в сфере информатизации.
Анализ осуществляется так: сначала считаются все затраты. Затем составляется список куда и сколько денег было затрачено. (зарплаты, закупка оборудования, отчисления и т.д.). Оцениваются наибольшие затраты, для последующих попыток их снижения. Показатели сравниваются с предыдущими. Так делается вывод о том, эффективней сработали в этот раз или нет. Важным является преобладаение доходов над расходами - это наиболее важно в этом анализе.
Основные средства на предприятии учитываются по себестоимости, то есть сколько было вложено (или потрачено) средств. Если прибыль от вложения оказалось больше себестоимости, то это хорошо - получили прибыль.
20.Формирование технологической совместимости информационных ресурсов. Международные стандарты.
Развитие информационных систем заставляет задумываться о их совместимости. Например. Если на предприятии существует информационна система. И в какой-то момент предполагается заменить часть или дополнить систему новой системой или новыми компонентами. Необходимо, чтобы нововведение было совместимо со старой систмеой. Чтобы это новое не отказало при работе или работало хорошо. В качестве примера можно ещё привести вот что: предприятие создаёт локальную сеть. Через некоторое время предприятие расширяется и создаёт ещё одно здание и стоит задача объединить сети этих зданий. Тут необходимо, чтобы сети были совместимы - использовали общие протоколы, оборудование было совместимо и.т.д.
Если на преприятии используются базы данных одного формата, и приносят из другого предприятия базу другого формата могут возникнуть проблемы несовместимости данных. Надо сконвертировать данные в подходящий формат.
Международные стандарты.
Для того, чтобы упростить обеспечение совместимости были разработаны международные стандарты. Если фирма будет следовать этим стандартам проблем будет намного меньше. Примеры международных стандартов: ISO, RFC.
21.Организация защиты информационных систем. Правонарушение в области технической защищенности систем. Построение рациональной защиты.
Любая информационная система потенциально подвержена угрозам безопасности - кража данных или нарушение работы системы. Поэтому разработчики ИС её пользователи должны позаботиться о её безопасности. Если система подключена к сети Интернет, надо использовать специальные программы для отражения атак через Интернет, шифрование данных. Внутри предприятия тоже могут быть злоумышленники - поэтому надо ограничивать доступ к системе, например, с помощью пароля на вход в компьютеры. Администрирование системы поручать надёжным людям. Компьютерные вирусы так же могут нанести вред системе. Надо использовать антивирусные программы.
Любое нарушение деятельности информационной системы, незаконное проникновение, кража данных является в нашей стране уголовным правонарушением (преступлением). За подобную деятельность предусмотрена ответственность со штрафом и даже лишением свободы.
Любая информационная система не может быть на 100% защищена. Приходится выбирать рациональное решение - чтобы и защита была хорошей и функции систем не пострадали. В связи с этим строятся принципы защиты системы. Например: введение паролей, введение шифрования, разграничение прав доступа, установка антивирусного средства и т.п. Ряд этих мер позволяет построить достаточно надёжную защиту при минимальных затратах.
